Pierwsze spotkanie
Zanim Państwo przyjdą na Kolejową
Pierwsze spotkanie trwa zwykle około półtorej godziny. Prowadzi je Marta, przy podpisywaniu pełnomocnictw dołącza Ewelina. Im więcej papierów leży na stole, tym krócej trwa potem przejmowanie poczty.
Jak wygląda samo spotkanie
Zaczynamy od kartki z listą wszystkich miejsc, do których przychodzi coś dla firmy: placówka pocztowa, skrytka, skrzynka e-Doręczeń, ePUAP, adres mailowy na faktury. Zwykle wychodzi ich więcej, niż Państwo zakładają. Potem Marta pyta, kto dziś otwiera listy i co dzieje się z nimi dalej. Po co tyle pytań? Bo dopiero wtedy widać, gdzie dokumenty utykają.
Druga część to podpisy. Ewelina przygotowuje pełnomocnictwo pocztowe i umowę powierzenia przetwarzania danych, a Państwo czytają je spokojnie przy stole, bez pośpiechu. Kawa jest, herbata też. Na koniec ustalamy dzień, od którego Kuba zaczyna odbierać pocztę, i sposób wysyłania skanów.
Co warto mieć ze sobą
- Dane rejestroweWydruk z KRS albo CEIDG i NIP. Wystarczy telefon z PDF-em, nie trzeba drukować.
- Pieczątkę firmyJeśli jej używacie. Część urzędów wciąż o nią prosi przy pełnomocnictwie pocztowym.
- Dostęp do skrzynekKto dziś loguje się do e-Doręczeń, ePUAP i KSeF? Spisujemy to, a uprawnienia nadaje się już po spotkaniu.
- Klucz do skrytkiJeśli firma ma skrytkę pocztową, kopię klucza zostawiają Państwo u nas za pokwitowaniem.
Dojazd w dniu spotkania
Przed budynkiem jest kilka miejsc postojowych, przed dziewiątą prawie zawsze coś się znajdzie. Kto wiezie kartony z dokumentami, niech zadzwoni z parkingu, a Kuba wyjdzie z wózkiem. Wejście jest od ulicy, przez zielone drzwi, bez schodów.
Pytania, które słyszymy przy drzwiach
Czy osoba podpisująca musi być w zarządzie?
Tak, albo mieć prokurę. Pełnomocnictwo od zwykłego pracownika nic nie da, bo urząd je odrzuci.
Co z dokumentami sprzed współpracy?
Można je przywieźć w kartonach. Piotr przejrzy je w ciągu kilku dni i powie, co da się zarchiwizować, a co wymaga uporządkowania od zera.
Czy przed startem firma musi mieć dostęp do KSeF?
Nie musi, ale ktoś z zarządu powinien móc nadać nam uprawnienie do odczytu faktur. Pokażemy na miejscu, gdzie to kliknąć, zajmuje kilka minut.
Można przyjść bez umówienia?
Wejść można, ale lepiej zadzwonić. Rano obie osoby od skanowania są zwykle w trasie do placówki pocztowej.