Toruń · obsługa administracyjna firm
Poczta, faktury i archiwum Państwa firmy — prowadzone z Kolejowej 46
COLAB POLAND Sp. z o.o. przejmuje administracyjną część dnia małych firm z Torunia i okolic. Państwo prowadzą biznes, a my pilnujemy, żeby list polecony nie przeleżał tygodnia w szufladzie.
Co właściwie robimy, kiedy mówimy „administracja”?
To pytanie pada na każdym pierwszym spotkaniu, więc odpowiadamy konkretnie. Odbieramy korespondencję z placówki pocztowej i od kurierów, skanujemy ją na skanerze dokumentowym z podajnikiem do PDF-a z warstwą tekstową i wysyłamy do Państwa tego samego dnia roboczego. Faktury kosztowe zbieramy w jednym miejscu, pobieramy też te z KSeF, opisujemy według ustalonego klucza i przekazujemy biuru rachunkowemu. Papier, który musi zostać, ląduje w segregatorze z opisanym grzbietem, a po zamknięciu roku w archiwum.
Ile osób się tym zajmuje? Niewielki zespół, kilka biurek w starym budynku przy torach. Każdy klient ma jedną osobę prowadzącą i drugą na zastępstwo, więc nikt nie dzwoni do anonimowego „działu”.
Kto odbiera telefon? Najczęściej Marta, która prowadzi biuro i ustala z klientami zakres pracy. Kuba siedzi przy skanerach i jeździ na pocztę, Ewelina pilnuje umów i pełnomocnictw, a Piotr porządkuje archiwum, także to przywiezione w kartonach po przeprowadzce z poprzedniego lokalu.
A czego nie robimy? Księgowości ani kadr. Współpracujemy z biurem rachunkowym, które Państwo już mają, i oddajemy mu papiery w uzgodnionym formacie: jeden plik na fakturę, w nazwie data i numer kontrahenta.
- Skan w dniu odbiorudla listów odebranych do 13:00
- Jedna osoba prowadzącai druga na czas urlopu
- Pn–czw do 16:30w piątek kończymy o 14:00
Kalendarz biura
Daty do zapisania na jesień i zimę
Kilka dni, które zmieniają godziny odbioru poczty albo terminy skanów. Lepiej wiedzieć wcześniej niż szukać przesyłki w awizo.
Otwarte biuro, 15:00–16:30
Pokazujemy na żywo drogę listu: od datownika, przez skaner i rejestr, po PDF w Państwa skrzynce. Prosimy tylko o telefon dzień wcześniej, żeby Kuba przygotował stanowisko.
Segregatory za III kwartał
Ostatni dzień oddawania dokumentów do archiwizacji za lipiec–wrzesień. Później też przyjmiemy, ale opis idzie w kolejności zgłoszeń.
Nieczynne
Narodowe Święto Niepodległości. Poczta z placówki odebrana 12.11 rano, skany wyjdą do południa.
Zbiorczy odbiór do niszczenia
Przyjeżdża firma utylizacyjna z certyfikowaną niszczarką. Kto chce dołożyć kartony, zgłasza je do 17.11, a protokół zniszczenia dostaje w ciągu tygodnia.
Wigilia i koniec roku
24.12 biuro zamknięte. 31.12 pracujemy do 13:00, potem wracamy 4 stycznia. Listy z tych dni odbierzemy w pierwszy roboczy poranek.
Zasady pracy
Sześć reguł, dzięki którym nic nie ginie
Nie są tajemnicą. Wręcz przeciwnie, wolimy je pokazać przed podpisaniem umowy.
Każdy dokument ma datę wpływu i właściciela
Na pierwszej stronie stawiamy datownik, w rejestrze wpisujemy, kto go prowadzi i gdzie leży oryginał. Zaginął list? Sprawdzamy rejestr, a nie szuflady.
Oryginały wychodzą z biura tylko za pokwitowaniem
Kurier, właściciel firmy czy księgowa — każdy podpisuje protokół wydania. Brzmi biurokratycznie? Owszem, i właśnie o to chodzi.
Przelewów nie zatwierdzamy za Państwa
Przygotowujemy paczki przelewów w bankowości elektronicznej, ale akceptuje je zawsze ktoś z firmy. Tej granicy nie przesuwamy, nawet przy pilnym terminie.
Pełnomocnictwa trzymamy aktualne
Pocztowe, do e-Doręczeń i do ePUAP. Raz na kwartał Ewelina przegląda daty ważności i dzwoni, zanim cokolwiek wygaśnie.
Do niszczenia trafia tylko to, na co jest pisemna zgoda
Niszczymy w klasie P-4, a lista zniszczonych segregatorów wraca do Państwa razem z protokołem. Bez zgody papier zostaje w archiwum.
Skany wysyłamy jednym kanałem
Ustalamy jeden adres albo jeden folder w chmurze i tego się trzymamy. Gdy przychodzi pismo z terminem, na przykład wezwanie z urzędu skarbowego, dodatkowo dzwonimy jeszcze tego samego dnia.
Od środka
Tak wygląda miejsce, w którym leżą Państwa papiery
Budynek przy Kolejowej pamięta kolejarzy, w środku jest jasno i cicho. Archiwum stoi z tyłu, skanery przy oknach.
Szafy archiwalne zamykane na klucz, za nimi stanowiska skanowania 
Tablica odbiorów: kto, z której placówki, o której 
Wejście od ulicy, zielone drzwi
Gdzie fizycznie leżą oryginały? W szafach zamykanych na klucz, a każdy klient ma własne półki opisane numerem zamiast nazwy firmy. Klucze mają tylko Piotr i Marta, więc żaden segregator nie wychodzi z szafy bez wpisu do rejestru.
Start współpracy
Od telefonu do pierwszego raportu w trzech krokach
- 1
Krótka rozmowa
Dzwonią Państwo, a Marta pyta o skalę: ile listów tygodniowo, ile faktur, czy firma ma skrzynkę e-Doręczeń. Kwadrans, bez prezentacji.
- 2
Spotkanie i podpisy
Na Kolejowej albo u Państwa. Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych i pełnomocnictwa. Listę rzeczy do zabrania trzymamy na osobnej stronie.
- 3
Pierwszy miesiąc
Kuba przejmuje odbiór z poczty i skrzynki elektroniczne. Przez cztery tygodnie dostają Państwo codzienny raport, potem raz w tygodniu, chyba że wolą inaczej.
A jeśli po kwartale okaże się, że to nie dla Państwa? Wypowiedzenie jest miesięczne. W ostatnim tygodniu Piotr pakuje oryginały do opisanych kartonów i oddaje je za protokołem, więc nikt nie zostaje z większym bałaganem niż na starcie.
Kontakt
Jak do nas trafić i kiedy dzwonić
Adresul. Kolejowa 46, 87-100 Toruń
Telefon+48 56 596 16 29
E-mailkontakt@colabpoland.online
GodzinyPn–czw 8:00–16:30
Pt 8:00–14:00
- Autem. Przed budynkiem jest kilka miejsc, rano zwykle wolnych. Kartony z dokumentami rozładujemy przy samych drzwiach, wystarczy zadzwonić z parkingu.
- Komunikacją miejską. Przystanek MZK jest kilka minut pieszo. Najprościej wpisać „Kolejowa” w wyszukiwarce połączeń.
- Wejście. Zielone drzwi od ulicy, dzwonek z naszą nazwą, biuro na parterze. Schodów nie ma, więc wózek z segregatorami wjedzie bez kłopotu.
- Telefon. Najłatwiej złapać nas między 8:30 a 10:30 albo po 14:00. Koło południa połowa zespołu jest w trasie między placówką pocztową a biurem.
- Kurierzy i przesyłki. Paczki przyjmujemy do 15:30, w piątek do 13:30. Odbiór z placówki pocztowej robimy codziennie około 11:00.